Effizienz und Sicherheit mit DMS
Mit dem Dokumentenmanagement sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und Kosten, indem Sie Dokumente wie Rechnungen, Schriftwechsel, Verträge und Dateien sicher und DSGVO-konform speichern. Finden Sie jederzeit von überall genau das Dokument, das Sie brauchen.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet alle wichtigen Funktionen für revisionssichere digitale Archivierung und ist flexibel erweiterbar. Nutzen Sie unsere Lösung, um Ihre Dokumente in wertvolle Ressourcen zu verwandeln und Geschäftsprozesse transparent und sicher zu gestalten.
Hidden
Infrastruktur
Sicherheit
Storage
Wertvolle Arbeitszeit sparen
Mitarbeiter verlieren wöchentlich bis zu 8 Stunden wertvolle Arbeitszeit bei der Suche und Ablage von Dokumenten. Ein effizienter Workflow ist daher wichtig für die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter und steigert die Produktivität des Unternehmens.
Mit einem DMS werden Arbeitsprozesse beschleunigt, Dokumente automatisch erfasst und in digitalen Ordnern archiviert. Das alles passiert in einem automatisierten Workflow. So können berechtigte Mitarbeiter jederzeit ortsunabhängig und über die Mobile App auf die aktuelle Version zugreifen.
Archivierungspflicht für Unternehmen
Für Unternehmen besteht grundsätzlich eine Archivierungspflicht für jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Weil all diese Dokumente heute auch per E-Mail versendet werden, gilt die Archivierungspflicht ebenfalls für E-Mails sowie alle relevanten Anhänge.
GoBD-konforme Dokumentenverwaltung
Archivierung bezeichnet die langfristige Speicherung von Daten auf separaten Datenträgern zur Erfüllung von Dokumentationspflichten. E-Mail-Archivierung muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. E-Mails mit Steuerrelevanz müssen getrennt von nicht-steuerrelevanten und privaten E-Mails archiviert werden.
Sichere E-Mail-Archivierung
Unveränderbarkeit und Aufbewahrung im Original stellen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Das DMS erlaubt GoBD-konforme und rechtssichere Archivierung von E-Mails und sorgt für Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeitende und Finanzbehörden.
Das DMS bietet effektive und effiziente Möglichkeiten zur Verbesserung der Rechtssicherheit und Produktivität in Unternehmen.
